Bu soru neredeyse her şirkette aynı şekilde duyulur: "muhasebe programımız var, ayrıca ERP'ye gerek var mı?"

Sorunun kendisinde bir karışıklık var. Muhasebe programı resmi kayıtları yürütür, ERP ise operasyonu. İkisi aynı işi yapmaz ve birbirinin yerini almaz.

Bu yazı ikisinin görevini ayırıyor ve geçişin nasıl işlediğini gösteriyor.

İki sistem, iki görev

Muhasebe programı resmi raporlamayı yürütür: vergi, fatura, bilanço, mali tablolar. Müşterisi vergi dairesi ve yönetimdir. Kapanmış dönemler üzerinde çalışır.

ERP günlük operasyonu yürütür: sipariş alınır, depoya mal girer, üretim emri verilir, çalışan işe gelir. Müşterisi sizin çalışanlarınızdır. Şu anki an üzerinde çalışır.

Sorun tam burada başlar: birçok şirket muhasebe programını operasyonel sistem gibi kullanmaya çalışır. Bunu yapabilir, ama yavaş ve zahmetlidir - çünkü başka bir görev için tasarlanmıştır.

Ne zaman geçmek gerekir

• Depo çalışanı muhasebe programına girmiyor - deftere yazıyor, sonra muhasebeci giriyor
• Stok yalnızca muhasebeci veri girdikten sonra güncelleniyor
• Üretim süreci sistemde hiç yok
• Satış temsilcisi stoğu telefonla soruyor
• Maaş üretim hacmine bağlı ama elle hesaplanıyor
• Rapor yalnızca ay kapandıktan sonra çıkıyor

Üçü geçerliyse ERP gereklidir. Bu muhasebe programının kötü olduğu anlamına gelmez - operasyon orada değil, defterlerde ve Excel'de yürütülüyordur.

Üç senaryo

Pratikte üç yol var ve sonuçları farklı.

1. Muhasebe programı kalır, ERP eklenir. En yaygın olanı. ERP operasyonu yürütür, gün sonunda veri muhasebe programına geçer ve muhasebe kendi işine devam eder. Çalışanlar muhasebe programına hiç girmez.

2. Muhasebe programı tamamen değiştirilir. Yalnızca operasyonel sistem olarak kullanılıyorsa ve muhasebe dışarıdan alınıyorsa mantıklıdır. Nadir görülür ve risk daha yüksektir.

3. Muhasebe programı genişletilir. Üzerine ek modüller yazılır. Ucuz görünür, ama her yeni talep yeniden geliştirme demektir ve zamanla pahalıya gelir.

Çoğu şirket için doğru cevap birincisidir.

Entegrasyon nasıl işler

Bu, en çok soru doğuran kısımdır.

Veri iki yönde hareket eder. ERP'den muhasebeye: satış belgeleri, depo hareketleri, bordro hesabı. Muhasebeden ERP'ye: cari hesaplar, fatura durumu, ödemeler.

Alışveriş gün sonunda veya gerçek zamanlı olabilir. Çoğu durumda günlük alışveriş yeterlidir - daha basit ve ucuzdur.

Entegrasyon genellikle iki üç hafta sürer ve proje fiyatında ayrı bir kalem olarak yer almalıdır.

Veri taşıma sırası

Ne kazanırsınız

Gerçek zamanlı stok. Depo çalışanı veriyi doğrudan girer, muhasebeci aradan çıkar.

Süreç kontrolü. Üretim emri, norm ve gerçek tüketim - fark görünür hale gelir.

Rol sistemi. Her çalışan yalnızca kendi işini görür. Muhasebe programında bunu ayarlamak zordur ve genellikle herkes her şeyi görür.

Mobil erişim. Depo ve satış çalışanı telefondan çalışır.

Gerçek maliyet. Üretim verisine bağlı gerçek maliyet, aylık tahmin değil.

Ne kaybedersiniz

Bu bölümü çoğu yazı yazmaz, ama bilinmesi gerekir.

Bir süre iki sistem. Paralel çalışma döneminde çalışanlar her iki yere de veri girer. Bir ay sürer ve yorucudur.

Muhasebeci alışkanlıkları. Yıllar içinde oluşan düzen değişir. Muhasebe departmanı genellikle en çok direnç gösteren birimdir.

Entegrasyona bağımlılık. Artık iki sistem birbiriyle konuşmalıdır. Konuşmazlarsa sorun olur. Bu yüzden izleme ve SLA gerekir.

Başlangıç maliyeti. Veri taşıma ve entegrasyon, iş hacminin %20-30'unu oluşturur.

Ne kadara mal olur

Entegrasyon genellikle ayrı 2-3 hafta sürer ve yukarıdaki fiyata dahil olmalıdır. Teklif alırken bunu açıkça sorun.

Sonuç

Soru "muhasebe programını değiştireyim mi" değildir. Soru şudur: operasyonunuz nerede yürütülüyor.

Pratik adımlar:

1. Bugünkü durumu yazın: depo nerede, üretim nerede, bordro nerede
2. Yarısı defterde veya Excel'deyse - ERP gereklidir
3. Muhasebe programını değiştirmeyin, entegrasyonla bağlı tutun
4. Veri taşımada tüm geçmişi değil, yalnızca bakiye ve veritabanını taşıyın
5. Bir aylık paralel çalışmayı plana koyun