Her şirkette bir gün şu durum ortaya çıkar: depo sorumlusu bir rakam söyler, muhasebe başka bir rakam, satış ekibi ise üçüncü bir rakam söyler. Hiçbiri yalan söylemiyordur - her biri kendi dosyasında çalışıyordur.

Tam bu noktada "bize ERP gerekir mi" sorusu ortaya çıkar.

Bu yazı bu soruyu yanıtlıyor: ERP nedir, hangi sorunları çözer, ne zaman gereklidir, ne zaman gereksizdir, ne kadara mal olur ve uygulama süreci nasıl işler.

ERP nedir, ne değildir

ERP, Enterprise Resource Planning yani kurumsal kaynak planlaması anlamına gelir. İsim biraz eskidir, çünkü günümüz ERP'si yalnızca planlama yapmaz - günlük operasyonları bizzat yönetir.

Pratik dille ERP şudur: tek bir veritabanı, üzerinde birbirine bağlı birkaç modül.

Satış temsilcisi bir sipariş girdiğinde depo stoğu anında düşer. Depodan ürün çıktığında fatura otomatik oluşur. Çalışan işe geldiğinde devam kaydı tutulur ve ay sonunda maaş bu veriye göre hesaplanır. Hiçbir şey iki kez girilmez.

ERP ne değildir:

• Muhasebe programı değildir. Muhasebe resmi raporlamayı yürütür, ERP ise operasyonu. İkisi entegrasyonla bağlanır, birbirinin yerini almaz.
• CRM değildir. CRM müşteri ve fırsatlarla ilgilenir. ERP içinde bir satış modülü olabilir, ama satış hunisini yönetmek CRM'nin işidir.
• Sihirli değnek değildir. Düzensiz bir süreci ERP'ye aktarırsanız, ortaya sadece dijitalleşmiş bir düzensizlik çıkar.

ERP hangi sorunları çözer

Aşağıdaki tablo en sık karşılaşılan durumları gösteriyor. Solda mevcut durum, sağda ERP sonrası.

En büyük değişim son iki satırda. Diğerleri zaman kazandırır, bu ikisi ise işi bir kişiye bağımlı olmaktan çıkarır.

ERP ne zaman gerekir: beş belirti

• Çalışan sayısı 30'u aştı ve departmanlar birbirinin verisini göremiyor
• Aynı veri günde birkaç kez elle giriliyor
• Aylık rapor hazırlamak birkaç kişinin birkaç gününü alıyor
• Stok veya alacak konusunda ayda birkaç kez anlaşmazlık çıkıyor
• Yeni şube veya iş kolu açmayı planlıyorsunuz ve mevcut düzen taşınamıyor

Üçü geçerliyse düşünme zamanı gelmiştir. Dördü geçerliyse zaten para kaybediyorsunuzdur.

Hesaplayın. Bordro hesabının ayda üç gün sürdüğünü ve muhasebecinin maaşının 700 dolar olduğunu varsayalım. Üç gün yaklaşık 100 dolar eder. Yılda 1.200 dolar. Buna stok anlaşmazlıkları, gecikmiş kararlar ve kaçırılan siparişler eklenir. 50 çalışanlı bir şirkette bu rakam genellikle yılda 8.000-20.000 dolar civarında çıkar.

ERP ne zaman gerekmez

Bu bölüm çoğu yazıda yer almaz, çünkü satıcının işine gelmez. Ama bilinmesi gerekir.

Çalışan sayısı 20'nin altındaysa. Böyle bir şirkette insanlar doğrudan birbiriyle konuşur. Sistem ek bir yük olur, faydası ise sınırlıdır. İyi düzenlenmiş bir Excel ve basit bir stok programı yeterlidir.

Süreçleriniz henüz oturmadıysa. Çalışma düzeni her ay değişiyorsa, onu bir sisteme sabitlemek erkendir. Önce süreci istikrara kavuşturun.

Sorun tek bir noktadaysa. Örneğin yalnızca devam takibi gerekiyorsa - tam bir ERP şart değildir, ayrı bir sistem yeterli ve on kat daha ucuzdur.

Yönetim değişime hazır değilse. ERP süreci değiştirir. "Her şey eskisi gibi kalsın, sadece bilgisayarda olsun" talebi varsa proje başarısız olur.

ERP modülleri: hangisi size gerekli

Tüm modüllere aynı anda ihtiyacınız yoktur. Genellikle iki üç modülle başlanır.

Hazır sistem mi, sıfırdan mı

Bu en sık sorulan sorudur ve cevabı sürecinize bağlıdır.

En sık görülen hata tam tersidir. Basit bir stok takibi için sıfırdan sistem kurulur, kendine özgü bir üretim süreci ise hazır bir şablona sıkıştırılır. İkisi de para kaybettirir.

Doğru soru şudur: bu süreç beni rakiplerimden ayırıyor mu? Ayırmıyorsa - hazır çözüm. Ayırıyorsa - sıfırdan geliştirme.

Ne kadara mal olur, ne kadar sürer

Körfez işleri için gerçek aralıklar:

Fiyatı etkileyen faktörler:

Bütçeye dahil olmayan giderler: sunucu veya hosting (ayda 50-300 dolar), üçüncü taraf lisansları, SMS hizmeti. Teklif alırken bunları ayrıca sorun.

Uygulama nasıl ilerler

İyi bir proje altı aşamadan oluşur.

1. Keşif ve kapsam belirleme - 2 hafta. Süreç incelenir, yazılı bir belge hazırlanır, net bir bütçe ortaya çıkar. Bu aşamanın ücretli olması normaldir - size hangi sistemin gerektiğini belirler ve belge size ait olur.

2. Mimari. Ekranlar, veri modeli, teknoloji seçimi.

3. Sprintler. Her iki haftada bir çalışan bir versiyon teslim edilir. Siz onu açar, görüş bildirirsiniz. En önemli şart budur - rapor okumak değil, sistemi açıp görmek.

4. Test. Kontrol listesine göre denetim, yük ve güvenlik testi.

5. Devreye alma. Yayına alma, veri taşıma, çalışan eğitimi.

6. Destek. Garanti süresi, ardından SLA sözleşmesi kapsamında.

ERP projeleri neden başarısız olur

Tecrübemizde üç temel neden var ve hiçbiri teknik değil.

Kapsam baştan yazılmamış. "Yol boyunca netleştiririz" denerek başlanır, sonra her hafta yeni bir talep eklenir. Her talep iki hafta ekler. On kez eklenmişse yirmi hafta gitmiş ve bütçe iki katına çıkmış demektir.

İçeride destekçi yok. Sistem yukarıdan dayatılır, çalışanlar bir gün yeni ekranı görüp direnç gösterir. Çözüm basittir: proje boyunca her departmandan bir iki çalışanı sürece dahil edin. Onlar görüş bildirir, sonra meslektaşlarına öğretir.

Veri taşıma sona bırakılmış. Yeni sistem hazırdır ama beş yıllık veri hâlâ eski programdadır. Veri taşıma ayrı bir iştir ve maliyetlidir. Bunu baştan planlayın ve ilk ayda deneme taşıması yapın.

ERP seçmeden önce sorulacak sorular

Teklif alırken şunları sorun:

• Kendi sektörümde bir müşteriniz var mı ve onunla konuşabilir miyim?
• Çalışan bir sistemi canlı gösterebilir misiniz - demo değil, gerçek kullanıcıyla?
• Veri taşıma fiyata dahil mi ve ne kadar sürer?
• Kod ve veritabanı kime ait olacak?
• Teslimden sonra destek var mı ve ne kadara mal olur?
• Çalışanlar sistemi kullanmazsa ne yaparsınız?

Son iki soru en önemlisidir ve genellikle unutulur.

Sonuç

ERP bir yazılım değil, süreçle ilgili bir karardır. 30-50 çalışandan itibaren kendini amorti eder ve yalnızca süreçleriniz istikrarlıyken işe yarar.

Başlamak için üç adım:

1. En çok zaman alan iki süreci belirleyin ve aylık maliyetlerini hesaplayın
2. Sürecinizin piyasadaki gibi mi yoksa kendine özgü mü olduğuna karar verin - bu, hazır sistem mi sıfırdan mı sorusunu yanıtlar
3. Keşif aşamasıyla başlayın. İki hafta ve net bir belge - bundan sonra fiyat da süre de tahmin değil, hesap olur